براي اينكه انسجام اطلاعات برنامه حفظ شود، گزينهاي بنام بهنگام سازي اطلاعات تعبيه شده است و همانطور كه از نام آن بر ميآيد باعث ميشود اطلاعات برنامه به هنگام يا Update شوند. براي اينكار از منوي پرونده گزينه بهنگام سازي را انتخاب نمائيد:
سپس دكمه شروع را فشار دهيد تا پردازش بر روي اطلاعات برنامه انجام شوند:
اين گزينه باعث ميشود كه هنرجويان فعال و غيرفعال بصورت خودكار شناسايي شوند. هنرجوياني كه جلسات آنها پايان يافته و از نظر مالي نيز مشكلي نداشته باشند، بعنوان هنرجويان غيرفعال تعيين ميشوند تا در جدول هنرجويان نمايش نيابند تا باعث هدر رفتن منابع و وقت گردند. اگر گزينه جستجو فقط در ميان هنرجويان فعال انتخاب شده باشد، پردازش تنها در ميان هنرجويان فعال صورت ميگيرد در غير اينصورت در ميان همه هنرجويان پردازشهاي لازم صورت خواهد گرفت. در طي اين فرآيند، درصد پيشرفت كار، تعداد هنرجويان فعال و غيرفعال و ... براي شما نمايش مييابند.
لازم به ذكر است اين فرآيند احتياج به حافظه زيادي دارد و اگر تعداد هنرجويان زياد باشد و كامپيوتر شما حافظه كمي داشته باشد، ممكن است با كندي پيش برود، بنابراين پيشنهاد ميشود اين عمل در پايان روز صورت بگيرد. همچنين اگر به مدت زيادي توقف صورت گرفت، برنامه را ببنديد و دوباره اين عمل را انجام دهيد.